Přínosy HELIOS Orange pro naši společnost - BüroKomplet


Přínosy HELIOS Orange pro naši společnost

Informační systém HELIOS Orange jsme pořizovali v době ekonomické krize v roce 2007. Chtěli jsme využít možností posunout se dopředu a získat náskok před svou konkurencí. Byli jsme připraveni na změnu, kterou s sebou pořízení informačního systému přinese. My jsme se na tu změnu těšili, protože nám bylo jasné, že pokud chceme jako společnost dál růst, všechno zvládnout na jedničku, zákazníkům odevzdávat špičkovou práci a nezbláznit se z toho, potřebujeme kvalitní informační systém, který spoustu věcí udělá automaticky za nás, bude nás hlídat a vést.

Pro nás je tedy HELIOS jednoznačně přínosem. Také proto, že jsme ho vyzkoušeli sami na sobě a jsme s ním  stále spokojeni, ho dále prodáváme a implementujeme svým zákazníkům.

 

V čem vidíme hlavní přínosy HELIOS?

Vše v jednom

Všechny firemní procesy jsme sloučili do jednoho systému - účetnictví, evidenci smluv, řízení projektů, sledování zakázek, servisní činnost, docházku, mzdy, personalistiku. Všechna data máme na jednom místě.

Řízení projektů

HELIOS nám umožňuje plánování a řízení projektů, včetně plánování termínů, plánování kapacit, řízení rizik či finančního plánování. Díky HELIOS nemáme problém řídit několik projektů současně, aniž by to mělo jakýkoliv vliv na naše zákazníky. Víme naprosto přesně, které projekty jsou pro nás přínosné a systém nás umí včas upozornit na ty, které by pro nás mohly být ztrátové. Každý projekt má svého vedoucího, který je za něj zodpovědný. Projekt můžeme dle potřeby rozdělit na libovolný počet dílčích podúkolů, které zadáme různým konzultantům. Ti na obdržené úkoly vykazují svou práci. Veškerá vykázaná práce se poté automaticky přičítá k celkovým nákladům na projektu. U každého úkolu dopředu zadáváme odhadovaný čas na řešení. Díky tomu poté vedoucí projektu snadno zjistí, které úkoly a kteří řešitelé přesáhli stanovený čas. Vedoucí projektu má v každý okamžik jeho průběhu k dispozici bilanci projektu, může porovnávat aktuálně vykázané hodiny s těmi kalkulovanými. Na přesažené hodnoty je systémem upozorněn.

HELIOS - řízení projektů

Elektronická evidence dokumentů

Dříve jsme museli všechny dokumenty tisknout, zakládat do šanonů, šanony do polic a skříní, do archivů. Dnes máme všechny důležité dokumenty přiskenovány v systému HELIOS. Každý dokument má své místo. A pokud je potřeba některý vyhledat, stačí k tomu jedno kliknutí myší. Žádné vyhledávání správného šanonu, potom zdlouhavé listování. Díky elektronické evidenci se k dokumentu dostane každý, kdo má na to právo, z jakéhokoli místa na světě, kde je připojení k internetu.

Manažerské výstupy

HELIOS nám umožňuje vyhodnocovat data napříč celým systémem na jednom místě. Informace pro naše strategická rozhodnutí máme vždy v reálném čase, ať už jde o obchodní, finanční či jiná data. A to vše i v grafické podobě.

HELIOS - vyhodnocení zakázky

Napojení docházkového systému na mzdy v HELIOS

Ve firmě používáme elektronickou evidenci docházky, zároveň tento systém také řídí přístupy do jednotlivých částí firem, například do skladu mají přístup jen logistici. Docházkový systém máme napojen na HELIOS a všechna data se automaticky přenášejí do mzdového modulu. Ani zaměstnanci, ani mzdová účetní už nemusí nic ručně zapisovat a přepisovat.

Evidence smluv a automatická fakturace z těchto smluv

Jelikož se naše společnost zabývá pronájmem systému HELIOS, outsourcingem HW i SW a pronájemem a servisem kancelářských strojů, oceňujeme možnost evidence veškerých smluv v systému HELIOS a následné automatické fakturace dle zadaných parametrů ze smlouvy.

Vedení zakázek

V HELIOS máme veškeré informace k jednotlivým zakázkám na jednom místě. Naše zakázky nejsou jednorázové, ale po implementaci systému (ukončení projektu) zůstávají aktivní, neboť se zákazníky dále spolupracujeme. Na jednom místě tedy evidujeme např. druh zakázky, personální obsazení zakázky z naší strany i ze strany zákazníka, průběh zakázky, úkoly a reklamace k dané zakázce, průběhy všech osobních schůzek, emailovou i telefonickou konverzaci, datum příštího kontaktu, na který je obchodník systémem předem automaticky upozorněn a mnohé další.

 

Chcete se od nás dozvědět více? Kontaktujte nás, domluvíme si schůzku, kde vám vše podrobně popíšeme a předvedeme.